14 étapes obligatoires à suivre pour organiser un séminaire d'entreprise

Vous avez décidé d'organiser un séminaire d'entreprise. Une sacrée tâche !
Vous devez commencer à planifier le séminaire d'entreprise au moins six mois avant la date prévue. (Pour les séminaires d'entreprise de grande envergure, la planification peut commencer un an à l'avance.) Vous devrez suivre un grand nombre d'éléments mobiles.
Vous devez avoir un million de questions en tête.
Par où commencer ?
Comment trouver les bons intervenants à inviter ?
Quel lieu conviendra le mieux à vos besoins ?
Ne vous inquiétez pas. La vérité est que, même si l'organisation d'un séminaire sur la Réunion est une entreprise exigeante, vous n'êtes pas le premier à y être confronté. Il n'est pas nécessaire de réinventer la roue. Il s'agit de suivre quelques étapes spécifiques. Nous avons préparé ce guide de haut niveau sur l'organisation d'un séminaire d'entreprise. Il vous guidera à travers les principales étapes et vous renverra à des outils et articles précieux qui vous faciliteront grandement la tâche.

Définition du séminaire

Les séminaires sont des discussions en petits groupes organisées et dirigées par le personnel. L'objectif d'un séminaire est de permettre aux employés, acteurs de l'entreprise, d'améliorer leurs connaissances et leur compréhension d'un sujet en s'engageant sur des questions clés , La participation est donc nécessaire et une participation réussie implique une préparation. Les séminaires durent généralement entre une 1 journée et 1 semaine. Le séminaire peut être organiser à l'extérieur de l'entreprise, il réuni souvent un petit groupe de personnes, disons entre cinq et 100 participants . L'organisation d'un séminaire comporte trois phases : la planification, la préparation et la mise en œuvre (l'exécution proprement dite).

En outre, une fois le séminaire terminé, il est important d'assurer un suivi avec les participants pour obtenir un retour sur les ateliers, afin de pouvoir l'améliorer la prochaine fois.

Organisons ce séminaire

Les étapes ne sont pas strictement chronologiques , il se peut que vous commenciez à contacter des intervenants potentiels avant d'avoir trouvé un lieu de réunion, mais elles vous donnent une idée générale de ce sur quoi vous devez vous concentrer en premier.

Étape 1 : Choisir le thème ou la question principale

Toute séminaire doit avoir un thème. Quel est le message unificateur que vos orateurs vont délivrer et quel est le message clé à retenir pour les participants à ce séminaire? Les meilleurs thèmes sont accrocheurs, pertinents et suscitent une réaction émotionnelle. Vous voulez que le séminaire inspire et stimule la conversation. Votre thème doit permettre cela. Par exemple, "Plus fort en tant qu'équipe" est probablement un meilleur thème que "Améliorer l'efficacité grâce à une collaboration interfonctionnelle accrue". Le thème est plus qu'un simple cri de ralliement pour tous les participants ; il guidera également votre image de marque et votre promotion, de la conception d'un logo à l'impression de vos affiches, brochures et autres supports en passant par la création de hashtags pour les médias sociaux.

Étape 2 : Choisissez votre date

Il est maintenant temps de décider de la date de votre séminaire. Comme nous l'avons vu, cette date doit être fixée entre six mois et un an à l'avance. Vous devez également déterminer la durée du séminaire. Le secteur s'accorde à dire qu'un séminaire réunissant entre 10 et 100 participants doit durer 1 jour et 7 jours. Les séminaires plus importantes et plus approfondies peuvent durer encore plus longtemps. Voici quelques règles générales à garder à l'esprit : Choisissez une date qui n'entre pas en conflit avec d'autres événements majeurs tels que des festivals.Du choix réfléchi de la date dépendra la présence d’un maximum d’invités. Évitez les dates qui ne corresponderais pas à la disponibilité des participants: Week-ends, ponts, vacances scolaires, dates d’événements sportifs nationaux

Les événements organisés à grande échelle sont plus concidérés comme une conférence elles rendent la réservation de vols plus coûteuse et entravent généralement le transport vers et depuis celle-ci. De plus, vous ne voulez pas que votre séminaire soit en concurrence avec les grands événements.

Évitez les périodes de vacances d'été et d'hiver, où les gens ont tendance à partir en vacances. Il est préférable de choisir une date entre la mi-mars et la fin juin ou entre début septembre et fin novembre.
Ne planifiez jamais un séminaire pendant le week-end. Pour la plupart des participants, assister à un séminaire fait partie de leur travail, il faut donc la programmer pendant la semaine de travail.

Essayez de viser la fin de la semaine, afin que les participants qui voyagent aient la possibilité de rester sur place et de faire du tourisme pendant leur temps libre. Les meilleurs jours pour un séminaire sont le jeudi et le vendredi. En fixant une date, vous disposerez d'un point de départ fixe pour mieux planifier vos préparatifs.

Étape 3 : Constituez vos équipes

Il y a de fortes chances pour que vous n'organisiez pas un séminaire entier tout seul. Vous aurez besoin d'une équipe dédiée de personnes qui assumeront la responsabilité de différents aspects de la planification, des négociations et de la promotion. Votre équipe de base comprendra probablement les éléments suivants Une équipe de planification : Lieu du séminaire, hébergement, activités, restauration.

Équipe administrative : Budgétisation, inscription des participants. Cette équipe/personne sera également le principal point de contact pour les questions relatives au séminaire.

L'équipe marketing : Contacter les médias, créer du matériel promotionnel, gérer votre site web, votre blog et vos activités de médias sociaux.

Équipe chargée des parrainages : Chargée de trouver des sponsors, de demander des subventions et de collecter des fonds. (Uniquement pertinent pour les conférences qui dépendent de sources de financement externes. Évidemment)

Exécutants : Aide à toutes les activités sur place le jour de séminaire : gestion des portes, scannage des billets, suivi de la liste des invités, tenue de la garde-robe, orientation des personnes, etc.

Votre tâche principale sera de coordonner l'équipe, de fixer les priorités et de déléguer les tâches.

Étape 4 : Préparez un budget et un plan d'affaires

Que votre séminaire soit financé ou non par des sponsors, vous devrez établir un budget. Vous devez savoir où votre argent est gagné et dépensé. Un budget vous aidera également à fixer le prix de la participation à au séminaire. Voici les éléments les plus courants pour lesquels vous devrez établir un budget :

Lieu de réunion
Hébergement
Transport
Traiteur
Honoraires des conférenciers
Activités
Marketing
Membres de l'équipe

Préparer un budget avec des estimations réalistes sera également utile lors de la recherche de lieux et de la négociation de contrats.

Étape 5 : Choix du lieu du séminaire

Le lieu devra être choisi selon sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur unique sur place… La consultation du site web, ou des dépliants du lieu ne suffit pas : une visite est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser dans ce contexte. Une fois choisi, une demande de devis devra être effectuée pour la réservation et il est en outre fortement conseillé de poser une option pour garantir la réservation. Une fois que vous connaissez la date, vous pouvez commencer à chercher les lieux disponibles qui correspondent à vos besoins. Le coût du lieu n'est qu'une partie du puzzle. Voici quelques autres facteurs à prendre en compte lors de la recherche du lieu idéal :

La taille : Réserver un lieu trop petit où tout le monde doit se serrer dans une pièce minuscule est clairement une mauvaise idée. De même, réserver un lieu gigantesque pour une foule relativement modeste ne fera pas seulement mal à votre portefeuille, mais donnera aussi l'impression que le séminaire est vide et peu fréquentée.

Emplacement : Il est préférable de choisir un lieu quelque peu isolé afin que les participants puissent mieux se concentrer sur le séminaire lui-même. C'est encore mieux si le lieu offre un environnement calme et pittoresque pour aider les gens à se détendre.

L'ambiance : Il est essentiel que l'ambiance du lieu convienne à votre public cible et à votre thème. Vous ne souhaitez pas organiser un séminaire d'affaires dans une salle de sport géante, par exemple.

Installations : Le lieu a-t-il la bonne disposition et les bons styles de salles de conférence pour vos besoins ? Dispose-t-il des installations nécessaires, par exemple de petites salles pour les réunions en petits groupes ? Hébergement : Le lieu de réunion offre-t-il un hébergement ou existe-t-il des hôtels à proximité ?

Restauration : Le service de restauration est-il inclus ou des sociétés de restauration externes peuvent-elles se rendre facilement sur le site et y travailler ? Si ce n'est pas le cas, existe-t-il des restaurants et des cafés appropriés dans les environs ? (Tenez compte de tout régime alimentaire particulier : végétalien, casher, sans noix, etc.)

Transport : Est-il facile pour les participants de se rendre sur le lieu de la réunion par les transports en commun ? Y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour ceux qui conduisent ?

Aspects techniques : Le lieu dispose-t-il de l'équipement informatique, audio et vidéo adéquat ? Vous aurez besoin d'écrans de projection, de microphones, de nombreuses bornes de recharge pour les participants et, bien sûr, d'un accès WiFi solide.

Lorsque vous négociez avec des sites potentiels, essayez d'obtenir un accès anticipé au lieu afin de pouvoir faire un essai ou une visite avec votre équipe avant le séminaire. Vous devriez pouvoir vous assurer que chaque détail est en place avant le grand jour.

Petit conseil : si vous trouvez un lieu idéal qui dépasse votre budget, voyez si vous pouvez négocier un tarif inférieur en échange d'un contrat pluriannuel (à condition que vous organisiez un séminaire récurrent). Il existe beaucoups de types de lieux ou salles étant compatibles avec des séminaires ou conférences, par exemple vous pouvez réaliser votre séminaire ou votre conférence en salle de cinéma, Si vous pensez que trouver le bon lieu est trop difficile, envisagez de faire appel à un spécialiste de la recherche de lieux qui s'en chargera pour vous.

Étape 6 : Recherche de sponsors et de subventions [facultatif]

Si vous financez le séminaire par vos propres moyens et ne cherchez pas de sources de revenus externes, vous pouvez passer cette étape. Dans le cas contraire, pour une association paer exemple, vous devrez vous mettre à la recherche de sponsors ou organiser des collectes de fonds. Il est essentiel de garder à l'esprit que les sponsors et leurs valeurs doivent s'aligner sur le thème de votre séminaire. (Voudriez-vous que McDonald's sponsorise votre séminaire "Comment mieux rééduquer les personnes obèses " ?) Commencez par trouver des sponsors qui financent des événements similaires ou qui sont généralement associés aux thèmes principaux de votre séminaire. Déterminez dans quelle mesure les sponsors doivent avoir leur mot à dire sur le déroulement de du séminaire.

Autoriserez-vous leur marque et leur logo sur chaque pièce d'équipement ? Pourront-ils faire venir leurs propres orateurs ? N'oubliez pas : l'équilibre est délicat entre obtenir des fonds et sacrifier l'intégrité de votre séminaire. C'est à vous de décider où tracer cette ligne.

Étape 7 : Organisez la restauration et les autres fournisseurs [facultatif].

En général, un lieu du séminaire dédié fournit également un service de restauration sur place. Si ce n'est pas le cas, vous devrez faire appel à des fournisseurs externes. Décidez du type de rafraîchissements que vous souhaitez offrir et du nombre de pauses pour manger. Réservez jusqu'à une heure pour le déjeuner et quelques pauses de 15 à 20 minutes pour le café et les collations.

N'oubliez pas : si votre budget le permet, il est toujours préférable d'opter pour des repas chauds plutôt que des sandwichs pour le déjeuner. Vous devez être sûr que le traiteur pourra s'occuper de la logistique le jour de l'événement. Le mieux est de trouver une société locale proche du lieu du séminaire pour éviter les problèmes de circulation et les retards potentiels. N'oubliez pas de vérifier combien de temps à l'avance le traiteur doit connaître le nombre définitif de personnes, le menu et les éventuels régimes alimentaires spéciaux. De cette façon, vous saurez également quelle date "RSVP avant (Répondez s'il vous plaît)" mettre sur l'invitation au séminaire.

Étape 8 : Briffez vos orateurs

C'est peut-être l'étape la plus importante de toutes. Vos intervenants sont les stars de votre séminaire. Vous devez disposer d'un programme solide afin d'attirer les participants et de garantir une expérience professionnelle. Un moyen sûr de gagner en popularité est de trouver un orateur de renom. Quelqu'un qui est très connu et respecté dans son domaine. Cela renforcera votre crédibilité aux yeux des autres intervenants potentiels et les incitera à s'inscrire.

Commencez à rechercher des leaders d'opinion qui se concentrent sur les mêmes thèmes que votre séminaire. Créez une liste prioritaire d'intervenants potentiels que vous aimeriez inviter. Commencez ensuite à passer ces appels et à rédiger ces e-mails.

Voici quelques points à aborder :

La rémunération : Exigent-ils des honoraires de conférencier ou d'autres formes de compensation pour participer ?
Matériel de soutien : Leur présentation dépend-elle d'un équipement informatique spécifique ou d'autres accessoires ?
Exigences particulières : Ont-ils des préférences alimentaires spécifiques ?
Le transport et l'hébergement doivent-ils être organisés pour eux ?

Parcourez votre liste à mesure que vous remplissez les créneaux horaires alloués avec des orateurs de qualité. Mais ne jetez pas tout de suite cette liste ! Il est important de disposer d'intervenants de réserve au cas où certains de vos intervenants prioritaires annuleraient. Vous devez toujours avoir un plan B. Vous pouvez également envisager de recruter des intervenants locaux. Vous économiserez sur le transport et donnerez un air d'authenticité au séminaire.

Étape 9 : Élaborer un ordre du jour

Maintenant que les éléments clés sont en place, il est temps de les mettre en forme dans un ordre du jour détaillé. Idéalement, vous souhaitez que votre ordre du jour soit prêt au moins quatre mois avant le début du séminaire. N'oubliez pas que l'objectif principal du séminaire est d'inspirer les gens et d'élargir leurs horizons et à répondre à des problématiques d'une question principale.

Vous n'y parviendrez pas sans une bonne compréhension de vos participants. Essayez de vous mettre dans la peau d'un participant type et répondez à quelques questions clés :

Quelles sont leurs attentes ?
Quelles connaissances possèdent-ils déjà et sur quoi aimeraient-ils en savoir plus ?
Quels types de sessions (présentations, ateliers, etc.) pourraient le mieux les aider à assimiler les idées abordées ?

Armé de ces informations, vous pouvez commencer à rédiger un ordre du jour. Un programme de séminaire de très haut niveau pourrait ressembler à ceci :

Jour 1 : Discours-programme thématique par un orateur influent Présentations des orateurs Dîner commun
Deuxième jour et plus : Sessions pratiques et ateliers plus courts Activités de mise en réseau et de renforcement de l'esprit d'équipe
Dernier jour : Un orateur motivant pour terminer en beauté.

En ce qui concerne les sessions plus courtes, vous avez l'embarras du choix : séminaires en petits groupes, ateliers, sessions interactives, séances de questions-réponses, et bien d'autres encore . Elles durent généralement de 1 à 2 heures et dépendent du thème du séminaire. Vous devrez également décider si vous souhaitez que tout le monde participe à toutes les sessions ou si vous souhaitez en organiser plusieurs en parallèle et laisser les participants choisir leurs sujets préférés.

Étape 10 : Commencez à inscrire les participants

Il est enfin temps de passer à la partie la plus excitante : Faire en sorte que les gens s'inscrivent à votre séminaire ! Votre meilleur choix est de créer une page Web spécifique pour le séminaire. Au minimum, cela devrait inclure :

Des informations essentielles sur le séminaire (où, quand, qui, quoi, pourquoi)
un calendrier / programme du séminaire consultable)
un formulaire d'inscription permettant aux participants de s'inscrire.

Vous ajouterez le site Web de votre séminaire à tous vos documents de marketing et d'information. Vous n'avez pas les ressources nécessaires pour créer une page web dédié ? contactez Hustle More Média les spécialistes du digital, nous avons des solutions rapides et fiables à mettre en place en intranet ou sur le web pour la réalisation de ce type de contenu numérique. Vous pouvez y créer facilement une page d'événement pour votre séminaire avec tous les détails essentiels.

Étape 11 : Promouvoir votre séminaire ou conférence

Vous avez maintenant votre lieu de réunion, les principaux intervenants, un programme de séminaire clair et un site web (ou une page d'événement) vers lequel guider les gens. À partir de maintenant, votre objectif principal est de promouvoir la conférence par tous les moyens disponibles.

Si la participation à votre séminaire est payante, vous devrez fixer le bon prix. D'une part, les frais de séminaire doivent vous permettre de couvrir vos coûts. D'autre part, vous ne voulez pas exclure les participants intéressés et vous retrouver avec une conférence ou un séminaire à moitié remplie.

Vous faites la promotion de votre séminaire hors ligne ? Vous pouvez réaliser une brochure de qualité avec le programme du séminaire et un lien visible vers votre site web ou le site de billetterie. En ligne, vous disposez de nombreux moyens pour promouvoir votre séminaire avec un budget relativement faible : Sites de médias sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter - tout dépend de votre public) Forums pertinents où les participants potentiels sont susceptibles de se retrouver (par exemple, une communauté d'ingénieurs où vous pouvez promouvoir votre séminaire technique). Vos propres blogs et communiqués de presse Si votre promotion repose en grande partie sur les médias sociaux, pensez à un hashtag accrocheur que vous pourrez utiliser chaque fois que vous publierez un message sur le séminaire à venir.

N'oubliez pas d'encourager vos intervenants à promouvoir le séminaire auprès de leur public sur leurs propres canaux. Ils ont tout intérêt à le faire et peuvent faire connaître le séminaire à des personnes plus susceptibles d'être intéressées (après tout, ils aiment déjà vos orateurs, n'est-ce pas ?). Invitez des journalistes dans le créneau que vous avez choisi à couvrir - et peut-être même à assister - à la conférence. Lorsque vous vous adressez aux médias, il est préférable que votre présentation soit simple et courte (une page maximum) et qu'elle se concentre principalement sur les 5 questions (qui, quoi, quand, où et pourquoi).

Étape 12 : S'occuper de la planification sur place

À cette étape, vous entrez dans le vif du sujet et vous vous demandez comment les participants se déplaceront physiquement sur le lieu de l'événement. Voici quelques-unes des questions auxquelles vous devrez répondre :

Y aura-t-il un dress code?
Qui s'occupera des portes et de la lecture des billets ?
Quel lieu sera utilisé pour l'événement principal ?
Quelles sont les salles à réserver pour les séances en petits groupes ?
Où les rafraîchissements seront-ils servis ?
Disposerez-vous d'une zone d'exposition où les sponsors et les vendeurs pourront installer un stand ?

La meilleure façon de procéder est de parcourir le programme de la journée et de vous mettre à la place de vos participants. Essayez d'imaginer comment ils vont agir le jour même et quels sont leurs besoins. Comme nous l'avons déjà mentionné, il est préférable d'obtenir un accès rapide au lieu du séminaire afin de pouvoir examiner l'espace et préparer un plan détaillé à l'avance. Si vous avez des traiteurs externes ou d'autres vendeurs, prévoyez une visite afin qu'ils puissent également se familiariser avec la disposition des lieux, l'emplacement de la cuisine, etc. En vérifiant les choses en personne, vous serez bien mieux préparé à résoudre les problèmes qui pourraient survenir le jour du séminaire.

Étape 13 : Accueillir le séminaire

Le grand jour est enfin arrivé ! Si vous avez suivi toutes les étapes ci-dessus et que vous disposez d'une équipe d'intervenants évènementiels chargée des activités du jour, vous ne devriez pas avoir beaucoup de soucis à vous faire. Voici quelques situations qui pourraient nécessiter votre attention :

Appeler des orateurs de réserve en cas d'annulation de dernière minute. Présenter personnellement le séminaire et les principaux orateurs
veiller à ce que les présentations ne dépassent pas le temps imparti
Participer au réseautage et faciliter les conversations
Recueillir les commentaires des participants au fur et à mesure du déroulement du séminaire.
communiquer avec les journalistes et les autres personnes qui rendent compte du séminaire.

Aujourd'hui, vous récoltez les fruits de votre travail et profitez du séminaire (que vous espérez stimulant et positivement accueilli par les participants dans la bonne humeur et l'envie de surmonter les problématiques de la thématique du séminaire).

 

Étape 14 : Suivi du séminaire

Une fois le séminaire terminée, il vous reste un peu de travail à faire. Vous devez assurer un suivi auprès de toutes les personnes impliquées : votre équipe, les conférenciers, les prestatiares intervenants, les vendeurs et, bien sûr, les participants. Vous souhaitez effectuer ce suivi pour deux raisons principales :

Dites "Merci" : Vous devez remercier tout le monde pour leur participation et leurs efforts. Non seulement il s'agit d'une courtoisie élémentaire, mais vous laisserez également une impression positive. Il y a de fortes chances que ce ne soit pas votre dernièr séminaire, vous souhaitez donc entretenir les relations que vous avez établies.

Recueillez des commentaires : C'est l'occasion idéale de savoir ce que les gens ont pensé du séminaire et ce qui pourrait être amélioré à l'avenir. Le moyen le plus simple de recueillir des commentaires est d'envoyer à chacun un lien vers une enquête en ligne. Faites en sorte qu'elle soit relativement courte et concentrez-vous sur quelques thèmes principaux :

Qu'ont-ils apprécié le plus du séminaire ?
Comment évalueraient-ils les différents éléments (présentations, rafraîchissements, hébergement, etc.) ?
Que changeraient-ils ou amélioreraient-ils ?

Essayez d'assurer un suivi dans un délai de quelques jours au maximum, pendant que le séminaire est encore fraîche dans l'esprit de chacun. Les gens ont des emplois du temps chargés et une capacité d'attention limitée, alors n'attendez pas trop longtemps pour prendre contact avec eux.

Vous recherchez un partenaire pour vous proposer un sémnaire d'entreprise clés en mains sur la Réunion ?