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Une convention peut être un événement passionnant qui rassemble des personnes partageant les mêmes idées pour explorer un sujet important ou participer à des activités qui répondent à un intérêt particulier notemment l'entreprise qui l'organise. Cependant, ces événements ne sont pas faciles à réaliser. La planification d'une convention exige des efforts considérables pour offrir à un public une expérience précieuse et enrichissante. Que vous soyez dirigeant d'une entreprise à but non lucratif, responsable des membres d'une association, directeur de CSE ou souhaitiez organiser une convention pour votre société sur l'île de la Réunion,sachez que notre agence évènementielle vous aidera à planifier votre convention le plus efficacement possible pour vos employés ou votre public.
Une convention est un rassemblement d'individus pour discuter d'un certain sujet ou participer à des activités liées à un intérêt ou un domaine commun. Les conventions sont souvent organisées pour rassembler des professionnels du monde des affaires ou de l'industrie afin de discuter de questions ou de sujets importants dans leur domaine. Cependant, ils sont également utilisés pour célébrer des thèmes ou des sujets d'intérêt particulier.
Hustle More peut vous assister, vous aider et vous donner des idées pour organiser votre convention.
Les conventions durent généralement plus d'une journée et s'étendent souvent à une semaine complète d'activités. Ces événements se déroulent généralement en personne, mais avec la montée de la pandémie de COVID-19, de nombreuses conventions sont devenues partiellement ou entièrement virtuelles.
Si vous avez déjà participé à une convention ou à une conférence, vous savez qu'il y a de nombreuses occasions de rencontrer de nouvelles personnes et de nouer des liens personnels et professionnels. C'est un excellent moyen d'entrer en contact avec des personnes qui correspondent à vos intérêts spécifiques dans le secteur. l'organisation de convention présente deux avantages :
Elle vas renforcer votre secteur en réunissant des personnes partageant les mêmes idées. Une convention est un environnement idéal pour créer des réseaux, former des partenariats et échanger des connaissances avec des pairs et des leaders du secteur. C'est l'occasion idéale de réunir des personnes du monde entier partageant les mêmes idées afin d'approfondir les liens.
Dans certains cas elle peut offrir une chance aux entreprises concernées de promouvoir leurs offres. Votre convention aura probablement besoin du soutien généreux d'entreprises partenaires pour démarrer. Cela permet aux entreprises de votre secteur d'activité de promouvoir leurs offres et d'entrer en contact avec d'autres entreprises dans le cadre d'opportunités de réseautage. Par exemple, si vous organisez une convention de photographie, vous pouvez inviter les vendeurs d'appareils photo, de lampes et d'objectifs à parrainer votre événement et/ou à tenir un stand pour promouvoir leurs produits.
Organiser une convention à la Réunion peut vous donner la possibilité d'apporter des changements dans votre secteur ou de faire adopter de nouvelles politiques ou directives. Les congrès rassemblent différentes personnes de tous les secteurs de votre industrie pour entendre de nouvelles idées et participer à des discussions. Cela vous permet d'avoir un aperçu de ce qui peut être changé ou amélioré dans votre secteur. C'est également un excellent moyen de générer de nouvelles idées pour votre propre entreprise ou organisation. Entendre ce que d'autres sociétés ou entreprises font différemment peut vous inspirer et vous permettre d'améliorer vos politiques et directives actuelles.
L'organisation d'une convention exige beaucoup de planification, mais cela en vaut la peine ! Il est important de faire appel à une agence pour bien planifier et organiser avec des consultants ayant une expérience en la matière pour éviter des déboires ou des problèmes organisationnels ou techniques le jour de la convention.
Nous allons déterminez vos objectifs. Quel est le but de l'organisation de votre convention ? Déterminez ce que les participants retireront de leur participation à votre congrès. Cela peut vous aider à choisir les différents types d'intervenants ou d'activités que vous proposerez.
Nous vous aiderons à choisir le thème de votre convention et à bien le communiquer. Le choix d'un thème intéressant et unique peut vous aider à commercialiser votre événement et à inciter les participants à s'inscrire. Par exemple, vous pourriez donner à votre convention annuelle sur la technologie un nouveau thème passionnant tel que "Atteindre l'avenir" ou "Nouveaux horizons dans la technologie".
En fonction de votre budget , nous pourrons déterminer les priorité, Combien pouvez-vous dépenser pour organiser cet événement ? Examinez les données de fréquentation des événements passés pour prévoir le nombre de billets que vous pourrez vendre etc.
Nous vous aiderons à choisir le lieu parfait. Nous nous assurerons que le lieu est facilement accessible. Nous vérifierons également que le lieu dispose des aménagements dont vous avez besoin, comme du matériel multimédia ou un parking suffisant sur place. Nous gérons les autres aspects logistiques tels que la nourriture, l'hébergement et le transport. La nourriture est un élément important de la planification de tout événement, surtout si votre congrès dure plusieurs jours. Nous vous sélectionnerons le traiteur sur la Réunion parfait ou une solution en fonction de vos exigeances par exemple des camions restaurants de type catering ou des foodtruck à la Réunion. De même, si votre convention accueille des invités de l'extérieur, vous devrez penser à proposer ou à négocier un hôtel où ils pourront séjourner pendant la durée de l'événement. Enfin, nous allons ensemble déterminer si vous devrez proposer un service de transport depuis un parking extérieur ou un hôtel voisin.
Devrez vous invitez des conférenciers star ou des invités spéciaux. Les invités VIP que vous invitez à votre événement peuvent être une incitation majeure pour les gens à assister à votre événement. Par exemple, certaines personnes assistent à des congrès de bandes dessinées uniquement parce qu'elles veulent voir leur acteur ou auteur préféré en personne. Déterminez quels invités majeur seront les plus intéressants ou les plus influents pour les participants et nous les contacterons pour vous.
Nous allons créer et designer le programme de la convention. Déterminez la séquence des événements de la convention. Laissez suffisamment de temps entre les événements pour que les participants et les invités spéciaux puissent faire une pause. Nous Élaborerons des documents et des stratégies de marketing. Car sans un plan de marketing solide, vous ne serez pas en mesure de promouvoir votre événement auprès d'un nombre suffisant de personnes, ce qui signifie que vous pourriez ne pas atteindre vos objectifs de participation. Nous avons les moyens de vous proposer une grande variété de solutions marketing à la carte pour toutes vos plateformes de communication, y compris les médias sociaux, les courriels, le publipostage, votre site Web, les dépliants et les communiqués de presse pour les médias locaux. Nous nous assurerons que tous les supports sont conçus en tenant compte de l'image de marque de votre événement.
Nous allons motiver les sponsors, les annonçeurs. Outre la vente de billets, les parrainages d'événements constituent une part essentielle du financement de votre convention. Nous contacterons les entreprises pour leur demander si elles souhaitent parrainer votre événement. Nous veillerons à promouvoir les avantages qu'elles recevront en échange de leur soutien, comme une importante opportunité de marketing sur des supports digitaux ou print réalisés par notre agence de communication.
Nous pourrons vous proposer du personnel de type barmaid, hôtes et hôtesses pour l'événement. Vous aurez besoin d'un coup de main pour assurer le bon déroulement de votre événement. Ces personnels joueront des rôles importants tout au long de l'événement.
Nous allons testez pour vous les équipement. Avant le jour de l'événement, vous nous vérifierons que vous êtes prêt à partir et à offrir aux participants une expérience intéressante et amusante. Testez l'équipement, la sécurité, mettre au point le programme et demandez des confirmations aux fournisseurs pour assurer que nous serons fin prêt le jour de l'événement.
Après la convention, notre travail n'est pas encore terminé. nous vous fournisons un rapport de suivi auprès de toutes les personnes impliquées, telles que votre équipe, les conférenciers et les participants.Nous mettrons en marche un process de remerciement à chacun pour sa participation et les efforts qu'il a déployés pour faire de votre congrès un succès. Vous laisserez ainsi une impression positive et augmenterez les chances que vos participants, le personnel de l'événement et les sponsors participent à nouveau à votre convention à l'avenir.
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Un eductour est un voyage organiser dans le cadre de promotion et d’information. Il est généralement proposé à titre gratuit aux agences de voyages et tour-opérateurs.
C'est quoi une sous-commissions ?Au contraire de la plénière, la sous-commissions sont des réunions lors desquelles les participants se regroupent en petits "clans". C’est solution très apprécié pour faciliter les échanges autour de thématiques importantes.
C'est quoi un toppeur ?Le toppeur est un individu en charge de donner les « tops départs » pendant l’événement aux techniciens et régisseurs. Ce signal est également utilisés lors des changements de lumières, vidéos, sons, etc.
C'est quoi un tour Leader ?Le Tour leader est en charge du bien-être des participants lors des déplacements ou d'évènements.
