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Qu'est-ce qu'une agence événementielle ?

Une agence événementielle est une entreprise spécialisée qui organise des événements pour le compte de ses clients. Les événements de l'agence événementielle ont une durée courte, se déroulent sur 1 à 4 jours pour un nombre limité de personnes connues du client, et ont un budget fixe, financé par le client.

Hustle More vôtre agence évènementielle basée sur l'île de la Réunion est prêt à prendre en charge l'organisation de vos évents du plus simple au plus complexe.


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Avantages d'une agence événementielle pour l'organisation de fêtes

Les avantages à faire appel à une agence événementielle pour l'organisation de fêtes c'est que vous ne vous occupez de rien et vous êtes pris en charge par des professionnels expérimentés. En effet beaucoup d'entre vous se préparent à organiser un événement, en réfléchissant à la manière la plus appropriée pour ne pas faire d'erreurs d'organisation, sachez que même si vous avez un budget limité vous pouvez demander l'aide d'une agence événementielle.

Le marché de l'événementiel est très demandé et prend de l'ampleur chaque année et notamment à la Réunion.Les agences spécialisées dans l'organisation d'évènements publics ou privés font partie intégrante de nombreux événements importants, des mariages aux événements urbains.

Hustle More a été créée à l'origine pour aider les clients à organiser un événement de rêve, en y ajoutant une touche d'originalité et en prenant en charge une grande partie des tâches et des responsabilités liées à la préparation de votre futur évènement.

Les agences disposent d'une base complète avec tous les artistes, les programmes des spectacles, les présentateurs et les services complémentaires (photographes, vidéastes, décorateurs). Cela vous facilite grandement la tâche, car il vous faudra beaucoup plus de temps pour en trouver un par vous-même. Une agence événementielle a déjà ses propres recommandations et la sélection nécessaire d'artistes pour tout format et toutes thématiques, ce qui est un énorme plus !

Les agences événementielles sont pleinement engagées dans tous les processus d'organisation de manifestation, de regroupement divertissants, de l'idée au contrôle pendant l'événement. Grâce à une agence évènementielle comme Hustle More, les clients ne peuvent que profiter et être plongé dans l'univers de la fête, tandis que toutes les préoccupations et contingences, dans 90% des cas, sont gérées par l'agence, ou plutôt l'organisateur de l'événement, qui est présent sur place. Il peut sembler à beaucoup de gens qu'organiser soi-même un évent est beaucoup plus économique que de passer par une agence, mais ce n'est pas toujours le cas.

Tout d'abord, vous payez pour la qualité du travail et l'économie de temps et d'efforts. En préparant vous-même l'événement, vous pouvez rencontrer de nombreuses questions et problèmes qui seront mieux et plus rapidement résolus par l'agence événementielle, grâce à son expérience. L'agence événementielle peut vous proposer un scénario exclusif pour l'événement, qu'il vous serait même difficile d'imaginer seul. Et ces options surprendront absolument tous vos invités et conquerront non seulement la richesse du programme, mais aussi la présentation originale.

Avant de vous lancer dans l'organisation d'un événement, pesez le pour et le contre. Je voudrais ajouter que pour les événements de grande envergure, il faut toujours contacter les agences événementielles à la Réunion, car avec leur aide, vous ne manquerez aucun détail important et l'événement organisé restera dans les mémoires de tous les invités !

Comment choisir une agence qui organisera un événement en tenant compte de vos objectifs et de votre budget ?

Le dossier ou cahier des charges de l'événement phare de votre entreprise est prêt. Et vous êtes confronté à une nouvelle question : comment choisir la bonne agence event ou sélectionner les soumissionnaires pour un appel d'offres interne ? Il existe de nombreuses offres sur le marché, c'est pourquoi vous avez besoin d'un guide détaillé sur la manière de choisir une agence événementielle. Même si vous avez déjà travaillé avec un entrepreneur, vous avez parfois besoin de sang neuf et de nouvelles idées créatives

Les principaux critères de sélection d'une agence

  • Depuis combien d'années l'agence est-elle sur le marché ?
  • Quels sont les projets qu'elle a réalisés ?
  • Quelles sont les entreprises qui figurent sur la liste des clients ?
  • Le personnel est-il compétent ?

Il est préférable que le portefeuille de l'agence comprenne des projets du même format que celui que vous souhaitez. La bonne agence événementielle est recommandée par les clients et les experts du secteur. Il existe des notations qui sont publiées dans les médias du secteur, des récompenses professionnelles et des prix du secteur. Les notations dans le secteur de l'événementiel ne sont pas indicatives car il est difficile d'évaluer et de comparer objectivement le succès des agences et l'efficacité des projets qu'elles mettent en œuvre. En outre, dans certains cas, une place dans un classement ou une nomination à un prix est payée par l'agence elle-même.

Il est plus fiable de se fier à l'expérience professionnelle générale, aux projets réussis dans le portfolio, aux lettres de recommandation et autres indicateurs de réputation. Vous recevez une réponse rapide aux courriels, vous communiquez de manière courtoise, vous êtes à l'écoute de vos besoins. Non seulement ils sont disposés à répondre à vos questions, mais ils les posent eux-mêmes, prennent des initiatives et s'intéressent au projet. Une bonne agence event désigne un chef de projet pour chaque événement c'est un superviseur personnel qui s'occupera de toutes les questions.

D'accord, c'est gênant si vous devez poser des questions sur le transport à Marie, discuter de la restauration avec Kenza, et de la conception, avec Boris. C'est beaucoup plus facile si vous vous adressez à une seule personne, un interlocuteur unique qui est au courant de tous les événements.

Avec Hustle More vous vous débarrassez des soucis inutiles, c'est l'objectif principal de tout client qui demande de l'aide pour l'organisation de l'événement. La situation idéale lorsque vous préparez un congrès, un seminaire, ou même une réunion de travail de type Kick-Off meeting ou un séminaire incentive conformes au concept, et que les problèmes restent dans les coulisses .

Précisez à l'avance si l'agence s'occupe des tâches de routine ou si vous serez impliqué dans le processus et que l'entrepreneur n'est responsable que du programme du spectacle ou du banquet. L'agence exprime sa volonté d'optimiser les coûts en proposant différentes solutions adaptées au budget du client.

Pour vous éviter de gaspiller votre budget

  • Quels services l'agence fournit-elle sans contractants ?
  • Si l'agence fait appel à des sous-traitants, dans quelle mesure sont-ils fiables et existe-t-il des informations à leur sujet ?

Vous pouvez également confier l'événement à une entreprise disposant de partenaires fiables. Mais si vous ne savez pas à qui l'agence confie des tâches importantes,il y a un risque que votre parti souffre de la défaillance des contractants tiers. Prêtez attention aux ressources et aux services supplémentaires de l'agence. Par exemple, si elle dispose de sa propre flotte de véhicules, vos frais de transport seront moins élevés que si l'agence commande des transferts à une société extérieure (de type location de véhicules).

Il en va de même pour les services de montage vidéo, la location d'accessoires et tout le reste. Il s'agit des critères de sélection de base, mais il est préférable de les prendre tous en considération. Il ne reste plus qu'à sélectionner des agences spécifiques. Si vous organisez un appel d'offres interne, il est préférable de se contenter de 3-4 candidats afin de ne pas vous compliquer la tâche. Il est conseillé de rencontrer chaque candidat et de discuter en personne des détails du projet.

Regarder le "visage" de l'agence !

La plupart des agences ont fait réaliser un site web et des pages de médias sociaux. généralement les informations importates comme le portefeuille client y est mentionné et mis à jour . Un portefeuille de qualité est le principal critère de sélection. Il est bon d'avoir une description détaillée de chaque projet : comment il a été organisé, quels étaient les objectifs du client et comment ils ont été atteints.

Il arrive qu'une agence soit indirectement impliquée dans un projet, mais le place dans le portefeuille comme si elle l'avait entièrement mis en œuvre. Posez des questions au représentant de l'agence sur l'événement, s'il n'y a pas d'informations complètes dans le portfolio. Il est intéressant de prêter attention à la participation à des manifestations dans votre localisation ou votre thématique, à des événements majeurs à la Réunion et à d'autres points forts du travail de l'agence.

Toutefois, n'oubliez pas qu'il existe de petites agences ou Venue Finder comme hustle More hautement spécialisées qui n'ont aucune expérience des projets de grande envergure, mais qui sont fortes dans leur niche.

Les témoignages et remerciements sont désormais présents sur tous les sites web, ils sont achetés et falsifiés. Un bon signe serait une lettre de référence ou de remerciement portant le sceau de l'organisation. Elles sont plus difficiles à falsifier et peuvent toujours être vérifiées . Contactez d'anciens clients et vérifiez s'ils sont satisfaits de la coopération.

Avec de solides références, l'agence ne devrait pas manquer de clients réputés. La présence de logos connus sur un site web ou une présentation ne garantit pas que l'agence a travaillé avec ces entreprises. Vérifiez donc les informations. Regardez le portefeuille des deux dernières années - S'il n'y a pas de projets pour des clients sérieux, alors les gros clients évitent cette agence.

Les informations sur les employés et les partenaires sont importantes pour comprendre le niveau de l'entrepreneur. La qualité d'un événement dépend du professionnalisme du personnel.

Il est bon que le site web indique la formation et l'expérience des gestionnaires d'événements, des créatifs et des autres employés. Si le portefeuille de l'agence indique qu'elle organise 30 événements par mois, mais que l'agence a deux employés, vous avez affaire à des intermédiaires. Vous devez examiner la liste des partenaires de l'agence pour réduire les risques. Des contacts professionnels étendus montreront que l'agence résoudra rapidement tout problème. Par exemple, il pourra inviter un autre artiste à prendre la place d'un artiste malade, ou changer de restaurant en cas de force majeure.

La communication avec une agence évènementielle pour faire votre premier choix

Lors de la première étape de la communication, vous fournissez un briefing détaillé et l'agence doit y répondre correctement. Faites attention à la rapidité de réponse aux courriels, à l'empressement de l'agence à travailler sur le projet, à la compétence de la communication. N'ayez pas peur de poser des questions gênantes et observez la réaction du représentant de l'agence. Dès le premier contact, vous pouvez sentir qui vous comprend le mieux, avec qui vous vous sentez le plus à l'aise pour travailler. Il est important d'être axé sur le client, de comprendre ses objectifs, d'être prêt à poser des questions et de comprendre le secteur afin d'offrir un événement qui contribue à l'image de votre entreprise.

Les représentants de l'agence comprennent les buts à atteindre lors d'un événement d'entreprise et proposent des outils efficaces adaptés aux objectifs et au budget. Les professionnels compétents n'ont pas peur de défendre leur point de vue, en étayant leurs arguments par leur expérience. Ils ne vous pousseront pas, mais vous proposeront des solutions alternatives s'ils voient des failles.

Les agences vedettes qui ne veulent pas entendre le client, les formalistes qui adoptent une approche standard pour chaque tâche, les artistes qui ne font pas preuve d'initiative ont peu de chances d'organiser une fête vraiment réussie.

Les appels d'offres sont publics et commerciaux, ouverts et fermés. Dans certains cas, l'appel d'offres est placé sur un site web ou une plateforme spéciale, et les agences elles-mêmes envoient leurs réponses. Dans d'autres cas, vous êtes chargé de trouver des contractants et d'émettre des mémoires. Les appels d'offres sont organisés lorsqu'il y a plusieurs soumissionnaires forts. Il y a généralement entre 3 et 10 agences impliquées.

Le processus de sélection peut être divisé en trois étapes : Demandez à l'agence événementielle de faire une sélection de projets dans le portfolio. Ceux qui sont similaires à ce dont vous avez besoin. Et ceux dont l'agence est fière. Vous évaluerez donc leur compétence et leur volonté de travailler. Invitez les agences sélectionnées à élaborer un concept d'événement avec des arguments en faveur de son efficacité.

Ne demandez pas trop, ne demandez pas plusieurs concepts, il faudra beaucoup de ressources pour les préparer, et les bonnes agences finiront par refuser de soumissionner. Regardez l'individualité de la proposition, a-t-elle été élaborée pour votre entreprise ou ressemble-t-elle davantage à un modèle standard ?

Sélectionnez 2 ou 3 agences qui devront élaborer un scénario détaillé avec un devis pour l'événement. Parmi ceux-ci, vous choisirez un gagnant pour organiser l'événement. Les offres sont jugées sur la créativité du concept et la cohérence avec les objectifs et le budget de l'entreprise

Sélectionner l'agence qui correspond le mieux à vos attentes en ne négligeant pas le feeling

Le facteur humain n'a jamais été éliminé, les décideurs peuvent ne pas choisir la meilleure agence, mais celle qu'ils aiment. Évaluez avant tout les concepts proposés, et non le chiffre final du budget. Ce qui compte, c'est la manière dont l'agence a conçu la proposition. Souvent, on voit immédiatement combien de temps et d'efforts ont été consacrés au développement. Une présentation "jusqu'au genou" en dit long sur l'approche du travail de l'entrepreneur.

Lisez attentivement le budget prévisionnel. Parfois, un prix bas est dû au fait que tous les éléments de coût ne sont pas pris en compte. Posez des questions sur chaque article qui vous semble trop cher ou trop bon marché. Un appel d'offres interne ne doit pas viser à sélectionner la proposition budgétaire la plus basse ou le prix le plus bas pour les services.

Des commissions minimales ou des budgets minimaux sont souvent proposés par les agences qui démarrent. Demandez-vous s'il est acceptable pour vous de travailler avec des nouveaux arrivants. Une agence à bas prix peut avoir une approche formelle de son travail, ou être un entrepreneur qui sélectionne les exécutants au moment de la conception. Cela aura un impact négatif sur le résultat.

Dans la phase finale, il est utile de rencontrer les soumissionnaires. Une réunion en face à face permet d'en savoir plus sur les compétences des représentants de l'agence et de s'assurer que vous aurez plaisir à travailler ensemble.

Rédigé par l'agence Hustle More

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Agence évènementielle Hustle More
C'est quoi un kick-off meeting?

L'objectif principal d'une réunion de lancement de projet est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de prendre un bon départ. C'est l'occasion de présenter l'équipe et d'améliorer la compréhension du projet afin que le travail puisse commencer le plus tôt possible.

C'est quoi une AO ?

L’appel d’offres est un brief d’un client ou d’un prospect contenant le cahier des charges avancé d'une prestation souhaitée. C’est la première étape de la collaboration entre une agence événementielle et son futur client elle est envoyée généralement à plusieurs agences et validée par le client en fonction de ses critères de sélection.

C'est quoi une venue finder?

Une venue finder est une agence qui mets en avant une spécialité spécifique notamment dans recherche de lieux pour votre événement.

C'est quoi un incentive ?

L'incentive est originaire d'un terme anglophone ce mot est traduit par « motivation ». Le séminaire incentive est donc conçu et organiser dans le but ultime de fédérer, rassembler les employés de l'entreprise et à permettre une source de cohésion et de motivation à l'ensemble des équipes d'une entreprise.